○大山町文書整理保存規程
平成17年3月28日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、本庁及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(整理)
第2条 完結文書は、別表に定める区分にしたがい、次に定めるところにより主管課長が整理するものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は歴年別に編集すること。
(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき、又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び区分に十分な考慮をはらうこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の区分の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び区分を表紙の例によって記載すること。
(区分及び保存年限)
第3条 完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。
第4条 区分の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその区分を定めるものとする。
(保存)
第5条 主管課長が完結文書を編集したときは、速やかに総務課長に引き継ぐものとする。
(閲覧又は借用)
第6条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、保存文書閲覧票(様式第3号)を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。
(借用期間)
第7条 借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2 総務課長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第8条 総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月28日から施行する。
別表(第3条関係)
文書保存年限表
種別 | 保存年限 | 文書の種類 |
第1種 | 永久保存 | 1 町議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類 3 町広報 4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 5 退職年金及び遺族年金に関する文書 6 褒賞に関する文書 7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 8 調査及び統計で特に重要な文書 9 事務引継に関する重要な文書 10 財産及び町債に関する文書 11 町税徴収に関する文書 12 文書保存台帳 13 工事関係書類で特に重要なもの 14 市町村の廃置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 15 歳入歳出決算書 16 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 6 物品の出納簿 7 租税その他各種公課に関するもの 8 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 消耗品及び材料に関する受払簿 5 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 6 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 1年保存 | 1 照会、回答その他往復文書に関するもの 2 軽易な文書 |
