○大山町文書整理保存規程

平成17年3月28日

訓令第2号

(趣旨)

第1条 この訓令は、本庁及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(整理)

第2条 完結文書は、別表に定める区分にしたがい、次に定めるところにより主管課長が整理するものとする。

(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は歴年別に編集すること。

(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき、又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び区分に十分な考慮をはらうこと。

(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の区分の文書として取り扱うこと。

(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び区分を表紙の例によって記載すること。

(区分及び保存年限)

第3条 完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。

第4条 区分の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその区分を定めるものとする。

(保存)

第5条 主管課長が完結文書を編集したときは、速やかに総務課長に引き継ぐものとする。

2 総務課長は、前項に規定する簿冊を審査し、様式第1号によりこれを装丁し、課所ごとに番号をつけて文書保存台帳(様式第2号)に登録して最も良好な状態で保管するものとする。ただし、執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、主管課長が保管するものとする。

(閲覧又は借用)

第6条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、保存文書閲覧票(様式第3号)を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。

(借用期間)

第7条 借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。

2 総務課長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。

(廃棄)

第8条 総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年3月28日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に保存されている文書で、合併前の中山町文書整理保存規程(昭和45年中山町訓令第8号)、名和町文書整理保存規程(昭和29年名和町訓令第2号)又は大山町文書保存規程(昭和56年大山町規程第1号)の規定により保存期間を定められたものは、この訓令の相当規定により保存期間を定められた文書とみなす。

別表(第3条関係)

文書保存年限表

種別

保存年限

文書の種類

第1種

永久保存

1 町議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類

3 町広報

4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務引継に関する重要な文書

10 財産及び町債に関する文書

11 町税徴収に関する文書

12 文書保存台帳

13 工事関係書類で特に重要なもの

14 市町村の廃置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

15 歳入歳出決算書

16 その他永久保存の必要を認められるもの

第2種

10年保存

1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

2 認可、許可又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄附受納に関する重要なもの

5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

6 物品の出納簿

7 租税その他各種公課に関するもの

8 その他10年保存の必要を認められるもの

第3種

5年保存

1 補助金に関する書類

2 調査、統計、報告、証明等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 消耗品及び材料に関する受払簿

5 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

6 その他5年保存の必要を認められるもの

第4種

1年保存

1 照会、回答その他往復文書に関するもの

2 軽易な文書

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大山町文書整理保存規程

平成17年3月28日 訓令第2号

(平成17年3月28日施行)