この訓令は、大山町役場(以下「本庁」という。)、中山支所及び大山支所間における戸籍事務を迅速かつ円滑に処理するため、必要な事項を定めるものとする。

2　戸籍・除籍簿等の保管及び管理

(1)　戸籍・除籍簿については、株式会社ケイズデータセンター(以下「データセンター」)において磁気ディスクをもって調製し、管理するものとする。

(2)　磁気ディスクをもって再製された除籍・改製原戸籍については、データセンターのサーバにより管理する。

(3)　再製前の除籍簿及び改製原戸籍簿は、それぞれの庁舎で保管するものとする。

3　帳簿書類の保管と廃棄

(1)　戸籍法(昭和22年法律第224号)、戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)、鳥取地方法務局戸籍事務取扱準則等に基づく帳簿書類等は、本庁において保管する。

ただし、各支所において交付した戸籍法第10条及び同第12条の2の請求に基づく証明その他戸籍に係る証明の申請書つづりは、各支所において保管するものとする。

(2)　保存期間を経過した帳簿書類の廃棄については、本庁で行うものとする。

4　送達簿及び仮受付帳の備付

(1)　本庁と各支所間における戸籍に関する届書及びその他の関係書類(以下「届書等」という。)の授受を明らかにするため、様式第1号の送達簿を備えるものとする。

(2)　各支所における届書等の授受を明らかにするため、様式第2号の仮受付帳を備えるものとする。ただし、受付番号を届書に記載してはならない。

(3)　前(1)(2)の規定による送達簿及び仮受付帳の保存期間は、当該年度の翌年から1年間とする。

5　届出の受付及び送達簿への登載

(1)　戸籍の届書等が本庁に提出された場合の処理

ア　本庁は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。

イ　受理決定後、本庁は速やかに受付帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。

ウ　本庁は、必要に応じ届書等の謄本(以下「謄本」という。)を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。

(2)　戸籍の届書等が中山支所又は大山支所に提出された場合の処理

ア　各支所は、届書等が形式的要件を満たしているかどうかの審査を行った後、直ちに本庁へ届書等をスキャナで読込、閲覧者限定の共有フォルダに保存する方法により送信するものとする。

イ　受信した本庁は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。

ウ　受理決定後、本庁は当該支所に補正事項等があれば電話で連絡するものとする。

エ　本庁は、受理決定済みの届書等の写しにより、速やかに受付帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。

オ　連絡を受けた当該支所は、届書等の記載事項に補正等が必要な場合には、届出人等に対しその旨指示し、補正等をさせるものとする。

カ　受理決定後、当該支所は仮受付帳及び送達簿に登載し、受理した届書等は、送達簿を添えて本庁へ送付するものとする。

キ　送付を受けた本庁は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行った後、必要に応じ謄本を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。また、本庁は送達簿に受領印を押印し、当該支所へ返送するものとする。

ク　当該支所は、本庁から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。

6　時間外・休日における届書の処理

(1)　中山支所又は大山支所が、時間外・休日に戸籍の届出を受け付けた場合は、届書等に受領年月日及び時刻等を記入する。その後の処理は、第5項第2号と同様とする。

(2)　送付を受けた本庁は、当該支所に届書等が提出された日に遡って受付帳に登載し、磁気ディスクに記録するとともに送達簿に受領印を押印し、当該支所へ返送するものとする。

(3)　当該支所は、本庁から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。

7　他の市町村から送付された届書等の処理

(1)　中山支所又は大山支所に他の市町村から戸籍の届書等が送付されてきた場合は、転送する届書等を送達簿に登載のうえ、速やかに送達簿を添えて本庁に転送するものとする。

(2)　送付を受けた本庁は、届書等の審査を行い受理の可否を決定するものとする。

受理決定後、本庁は当該支所に届書等が送付された日に遡って受付帳に登載し、磁気ディスクに記録するとともに送達簿に受領印を押印し、当該支所へ返送するものとする。

(3)　当該支所は、本庁から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。

8　帳簿等の公開

(1)　戸籍法第10条及び同第12条の2の規定による証明書等の交付は、本庁、中山支所及び大山支所において行うものとする。

(2)　戸籍法第48条第1項及び第2項の規定による証明書の交付は、本庁、中山支所及び大山支所で行うものとする。

9　届出済証明・埋火葬許可証等の作成・交付

(1)　出生届に係る母子健康手帳への届出済証明及び死亡・死産届に係る埋火葬許可証の作成・交付事務は、その届出のあった本庁又は当該支所において行うものとする。

(2)　時間外・休日における死亡・死産届に係る埋火葬許可証及び斎場利用許可書については、その届出のあった本庁又は当該支所において作成・交付するものとする。

(3)　中山支所又は大山支所が死産届を受け付けた場合は、戸籍の届出の場合と同様の処理を行うものとする。

10　官公署への報告等

戸籍届書等及び戸籍副本の管轄法務局への送付及び次の事務は、本庁において行うものとする。

(1)　戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第65条の規定による通知

(2)　相続税法(昭和25年法律第73号)第58条第1項の規定による通知

(3)　人口動態調査票の作成及び報告

(4)　その他官公署に対する申請及び報告

11　不受理申出又は不受理申出取下げの処理

(1)　本庁が申出等を受け付けた場合の処理

ア　本庁は、申出書の審査を行いその受付の可否を決定するものとする。

イ　可否決定後、本庁は、速やかに戸籍届不受理申出書受付帳(以下「不受理受付帳」という。)に登載するとともに、磁気ディスクに登録するものとする。

ウ　取下げの場合についても、同様の処理を行うものとする。

(2)　中山支所又は大山支所が申出等を受け付けた場合の処理

中山支所又は大山支所は、戸籍の届出の場合と同様の処理を行うものとする。

12　戸籍事件表の作成

本庁が作成し、管轄法務局へ報告するものとする。

13　身上照会・後見・破産・犯罪歴等の関係事務

(1)　身上照会・後見・破産・犯罪歴等の関係事務については、本庁が行うものとする。

(2)　緊急を要する身上照会等についてのみ、照会等を受けた当該支所で行うものとする。

(3)　中山支所又は大山支所が、身上照会又は関係書類等を受領した場合、当該支所は遅滞なく本庁に転送するものとする。

14　取扱庁舎名の表示

中山支所又は大山支所が戸籍に関する届書等(他の市町村からの送付分を除く。)を受け付けた場合は、当該届書等の欄外左上部に取扱庁舎名(中山支所扱又は大山支所扱)を表示するものとする。

附則

附則(平成23年4月28日訓令第5号)

附則(平成28年2月1日訓令第1号)