(目的)

第1条　この規程は、大山町議会議長、副議長、各常任委員会委員長、議会運営委員会委員長、特別委員会委員長又は議会事務局(以下「議長等」という。)が大山町議会議員(以下「議員」という。)との間で、電子メール又はファクシミリを利用して、公文書等の送受信を行うことにより事務の効率化を図ることを目的とする

(対象議員)

第2条　議長等が電子メール又はファクシミリにより、公文書等の送信を行うことができる議員は、電子メールが使用できるパーソナルコンピュータ又はファクシミリを自宅に設置している議員とする。

(対象公文書等)

第3条　議長等が電子メール又はファクシミリにより議員に対して送信できる公文書等は、次に掲げるものとする。

(公印の省略)

第4条　第3条第1項の規定により、議長等が電子メール又はファクシミリを用い議員に送信した公文書等は、公印を省略することができる。

(到達文書)

第5条　第3条の規定により電子メール又はファクシミリにより送信され、出力された印刷物は、文書として発送し、到達した文書とみなす。

(費用負担)

第6条　受信に用いるパーソナルコンピュータ又はファクシミリの紙類等の消耗品及びその他経費は、機器の使用者の負担とする。

(送信の確認等)

第7条　議長等が電子メール又はファクシミリにより公文書等を送信する場合は、議員の指定する番号等に送信するものとする。電子メールにより送信する場合、発信者は受信者に発信の旨を通知しなければならない。また、送信された場合、受信者は開封した旨を発信者に返信しなければならない。また、ファクシミリについては、通信管理レポート等により確認するものとする。

(文書の大きさ)

第8条　送付文書は、原則としてA4判とする。

(守秘義務等)

第9条　電子メール又はファクシミリにより送付する公文書等については、次の各号に掲げる事項を遵守しなければならない。