○大山町議会議員との電子メール及びファクシミリを利用した公文書等の送受信に関する規程

平成24年1月25日

議会訓令第1号

(目的)

第1条 この規程は、大山町議会議長、副議長、各常任委員会委員長、議会運営委員会委員長、特別委員会委員長又は議会事務局(以下「議長等」という。)が大山町議会議員(以下「議員」という。)との間で、電子メール又はファクシミリを利用して、公文書等の送受信を行うことにより事務の効率化を図ることを目的とする

(対象議員)

第2条 議長等が電子メール又はファクシミリにより、公文書等の送信を行うことができる議員は、電子メールが使用できるパーソナルコンピュータ又はファクシミリを自宅に設置している議員とする。

(対象公文書等)

第3条 議長等が電子メール又はファクシミリにより議員に対して送信できる公文書等は、次に掲げるものとする。

(1) 委員会の招集通知、全員協議会の開催通知その他軽易な通知等の文書

(2) 緊急を要する連絡事項等の文書

(3) 秘密の取扱いを要しない文書

(4) その他前各号に準ずるもので議長等が必要と認めた文書

2 議員が電子メール又はファクシミリを利用して議長等に送信できる公文書等は、次に掲げるものとする。

(1) 本会議又は委員会の欠席届又は遅刻届

(2) 一般質問通告書

(3) 条例、意見書、決議等の案文

(4) 議会だよりの原稿

(5) 各種調査の依頼

(6) その他前各号に準ずるもので軽易な連絡文書又は通知文書

(公印の省略)

第4条 第3条第1項の規定により、議長等が電子メール又はファクシミリを用い議員に送信した公文書等は、公印を省略することができる。

(到達文書)

第5条 第3条の規定により電子メール又はファクシミリにより送信され、出力された印刷物は、文書として発送し、到達した文書とみなす。

(費用負担)

第6条 受信に用いるパーソナルコンピュータ又はファクシミリの紙類等の消耗品及びその他経費は、機器の使用者の負担とする。

(送信の確認等)

第7条 議長等が電子メール又はファクシミリにより公文書等を送信する場合は、議員の指定する番号等に送信するものとする。電子メールにより送信する場合、発信者は受信者に発信の旨を通知しなければならない。また、送信された場合、受信者は開封した旨を発信者に返信しなければならない。また、ファクシミリについては、通信管理レポート等により確認するものとする。

(文書の大きさ)

第8条 送付文書は、原則としてA4判とする。

(守秘義務等)

第9条 電子メール又はファクシミリにより送付する公文書等については、次の各号に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 議長等又は議員からの送付文書の取り扱いについては、大山町個人情報保護条例(平成17年3月28日条例第12号)の規定を遵守しなければならない。

(2) 議員の電子メールアドレスは、議員本人が公表する場合を除き、一切公表しないものとする。

附 則

この訓令は、平成24年1月25日から施行する。

大山町議会議員との電子メール及びファクシミリを利用した公文書等の送受信に関する規程

平成24年1月25日 議会訓令第1号

(平成24年1月25日施行)