○大山町文書管理規程
平成29年6月1日
訓令第3号
大山町文書管理規程(平成17年大山町訓令第1号)の全部を次のように改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 本庁 大山町課設置条例(平成17年大山町条例第7号)第1条の規定により設置された課(支所に設置の課を除く。)、会計課及び教育委員会及び大山町議会の事務局をいう。
(2) 支所 大山町支所設置条例施行規則(平成17年大山町規則第3号)第2条の規定により設置された課をいう。
(3) その他出先機関 本庁及び支所以外をいう。
(4) 文書 大山町情報公開条例(平成17年大山町条例第11号)第2条第2号本文に規定する公文書をいう。
(5) 所管課 それぞれの文書を所管する課(課に相当する組織を含む。以下同じ。)、事務局又はその他の出先機関をいう。
(6) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び管理を行う情報処理システムで総務課が所管するものをいう。
(7) 配布 総務課(中山支所にあっては地籍調査課、大山支所にあっては建設課)の職員が到達した文書を当該文書に係る事務を所管する課に送付することをいう。
(8) 受付 文書管理主任が配布を受けた文書に受付印を押印することをいう。
(9) 収受 文書管理主任が配布を受けた文書を文書管理システム又は一般文書処理簿に登録することをいう。
(10) 配付 配布を受けた文書を所管課に渡すこと又は所管課文書管理主任が担当者に渡すことをいう。
(11) 回議 町において起案される文書(以下「起案文書」という。)について、起案責任者(起案文書の処理について責任を負う職員とする。以下同じ。)がその上司(当該起案文書に係る決裁責任者以上の上司を除く。)の承認を得るための手続きをいう。
(12) 決裁責任者、代決及び代決者 大山町事務決裁規則(平成17年大山町規則第10号)第2条に規定する正当決裁者、代決及び代決者をいう。
(13) 合議 起案文書について、起案責任者が関連する事務を所掌する職員の承認を得るための手続をいう。
(14) 保管 供覧又は施行の事務が完了した文書(以下「完結文書」という。)及び完結文書を綴った簿冊を執務室内において管理することをいう。
(15) 保存完結文書を綴った簿冊を文書庫において管理することをいう。
(16) 署名等 署名、記名、自署、押印その他氏名又は名称を書面等に記載することをいう。
(所管課の長等の責務)
第3条 所管課の長は、当該所管課における文書の管理状況を把握し、その処理、施行、整理及び保管が円滑適正に行われるよう所属の職員を指揮監督するものとする。
2 総務課長は、文書の管理に関して所管課の長を指導し、必要な連絡調整を行うものとする。
(職員の責務)
第4条 職員は、文書を常に整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。
2 職員は、文書の紛失、火災、盗難等の予防に努めなければならない。
3 職員は、文書を正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう努めなければならない。
(文書の総括)
第5条 総務課長は、文書の収発、保存及び廃棄の事務を掌理する。
2 中山支所長は、中山支所における文書の収発及び保存の事務を掌理する。
3 大山支所長は大山支所における文書の収発及び保存の事務を掌握する。
4 課長(課に相当する組織の長を含む。以下同じ。)は、その課における文書の収発、進行管理及び保管の事務を掌理する。
(文書管理主任)
第6条 第3条第1項の規定により課された責務を果たすため、所管課に文書管理主任を置き、所管課の長をもって当てる。この場合において、文書管理主任を補助させるための文書管理補助員を置くことができる。
2 文書管理主任は、次に掲げる事務を取り扱うものとする。
(1) 文書の受付及び配付に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 起案文書の構成、根拠法令、表現、書式、合議先、決裁責任者、発信名義その他必要な事項(以下「起案文書の構成」という。)の審査に関すること。
(4) 文書の施行に関すること。
(5) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(6) その他文書事務の改善に関すること。
(文書の処理年度)
第7条 文書の処理年度は、原則として会計年度とする。ただし、条例、規則、訓令、達、指令、告示及び公告にあっては暦年とする。
(文書等の受領及び配布)
第8条 本庁に到達する文書等(文書及び郵便物等(文書が封入された郵便物(郵便法(昭和22年法律第165号)に規定する郵便物をいう。以下同じ。)その他の物件をいう。以下同じ。)をいう。以下同じ。)は、総務課において受領し、支所に到達する文書等は、中山支所にあっては地籍調査課、大山支所にあっては建設課において受領し、次に定めるところにより配布する。ただし、所管課に直接到達した文書等は、当該所管課が受領する。
(1) 文書等は、開封しないまま(開封しなければ所管課を判別し難いものにあっては開封し)、その所管課に配布すること。
(2) 「親展」又は「秘」の表示がある郵便物等は、当該所管課に、それぞれ配布すること。
2 前項の規定により文書を配布する場合において、その所管課を判別し難いときは、当該文書の所管課は、総務課長(中山支所にあっては、地籍調査課長、大山支所にあっては、建設課長。以下同じ。)が決定する。
3 第1項の規定により郵便物等を配布する場合において、そのあて先が組織名で表示されているときは、当該郵便物等は、当該組織の長あてのものとみなす。本庁に到達する文書庁舎に到達した文書は、総務課の職員がこれを受領するものとする。ただし、各課に直接到達した文書は、各課の文書管理主任が受領するものとする。
4 勤務時間外に到達した文書は、急を要するものを除き、宿日直員がこれを確実な方法により保管し、全て総務課長(中山支所にあっては地籍調査課長、大山支所にあっては建設課長)に引き継がなければならない。
第9条 前条の規定により文書等を受領し、又は配布する場合において、受領し、又は配布すべきでないと認められる文書等があったときは、総務課長は、速やかに返送その他必要な措置を講ずるものとする。
(電子メールの受信)
第10条 職員は、通信回線に接続した電子計算機を用いて電子メールの受信を行うものとする。
2 電子メールを受領した日は、電子メールを受信するプログラムに当該電子メールが格納された日とする。ただし、勤務時間外に受信したものについては、職員が受信を確認した日又は直後の勤務の開始日のいずれか早い日とする。
3 電子メールを受信した職員は、当該電子メールの内容を紙媒体に印刷するものとする。ただし、次に掲げる文書は、紙媒体への印刷を行わないものとする。
(1) 組織的に用いない文書
(2) 内部文書(町長の事務部局のうち属する課以外の課又は教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、公営企業の管理者(地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第8条第2項の規定により管理者の権限を行う町長を含む。以下同じ。)若しくは議会の事務部局から発信された文書をいう。)
(3) 通知、案内その他これらに類する文書で軽易な内容のもの
4 前項の規定により電子メールの内容を印刷した紙媒体は、課で直接受領した文書として取り扱うものとする。
(文書等の受付)
第11条 文書管理主任は、総務課(中山支所にあっては、地籍調査課、大山支所にあっては、建設課。以下同じ。)から配布し、又は直接到達した文書等を受領し、「親展」又は「秘」の表示のある郵便物等を除き、開封して文書の余白に受付印(様式第1号)を押印するものとする。ただし、次に掲げるものは、受付印の押印を省略することができる。
(1) 刊行物、ポスターその他これらに類するもの
(2) あいさつ状、招待状その他これらに類するもの
(3) 請求書、領収書その他にこれらに類する配布文書等
(4) 内部文書
(5) 前各号に掲げる配布文書等のうち、課長が受付印の押印が不適当と認めたもの
3 文書管理主任は、受付文書のうち不服申立てその他受付の日時が権利の得喪に関係あるものは、封筒の余白に受け付けた日時を記入し、次条第1項第1号の規定により文書を配布する際、当該受付文書にその封筒を添付するものとする。
4 文書管理主任は、受領した文書等のうち、当該課等の所管に属しないと認められるものがあるときは、当該文書等を速やかに総務課へ返付する等の適切な措置を講ずるものとする。
(1) 前条第1項ただし書の規定により受付を省略した配布文書等
(2) 証明に関する配布文書等
(3) 定例的な報告に関する配布文書等で軽易なもの
(4) 文書管理システム以外の個別の業務システムで管理を行っている配布文書等
(5) 前各号に掲げる配布文書等のほか、課長が登録する必要がないと判断した配布文書等
2 文書管理主任は、前項に規定する収受が完了したときは、配布文書等に押印した受付印の収受番号欄に、当該配布文書等の収受番号を記入しなければならない。
(文書等の配布)
第13条 文書管理主任は、第11条の規定により受領し、又は受け付けた文書等を次に定めるところにより配布するものとする。
(1) 「親展」又は「秘」の表示のある郵便物等は、直ちにあて先の職員に配布すること。
(2) 受付文書は、必要に応じ処理方針及び処理期限を示し、当該文書に係る事務を所掌する職員(以下「担当職員」という。)に配布すること。この場合において、処理期限は、配布する当該文書に処理期限が記載されているときは当該処理期限とし、処理期限が記載されていないときは担当職員と協議して設定した処理期限とする。
2 「親展」又は「秘」の表示のある郵便物等の配布を受けた者は、開封した結果、文書が第11条第1項に定める受付を要すると認められるときは、当該文書を速やかに文書管理主任に返付するものとする。
(重要又は異例な文書の取扱い)
第14条 所管課の長は、前条第2項の規定により閲覧した受付文書のうち重要又は異例なものについて総務課長の閲覧を受け、その指示のある場合は、副町長及び町長の閲覧を受けるものとする。
(文書の迅速処理)
第15条 文書は、迅速適正に処理するよう努めなければならない。
2 本庁等における許可、認可、免許、登録等の申請に係る文書(以下「許認可等申請文書」という。)は、やむを得ない理由がある場合を除き、別に定める標準的な処理期限の内に処理しなければならない。
(未完結文書に係る措置)
第16条 文書管理主任は、所管課における文書の処理状況を文書処理簿等により常に把握し、未完結文書(その処理に当たり文書の施行を必要とするが、当該施行が完了していない文書及びその処理に当たり文書の施行は必要としないが、受付後相当の期間を経過してなお当該処理について決裁を受けていない文書をいう。以下同じ。)の処理を促進するため、担当者に対する督促その他必要な措置を講ずるものとする。
2 総務課長は、必要があると認めるときは、所管課の文書処理簿の提出を求め、記載された文書の処理状況を調査することができる。
(供覧の方法)
第17条 担当者は、文書管理主任から配布文書等の配付を受けたときは、当該配布文書等の余白に閲覧者が認印を押印する方法により供覧するものとする。この場合において、文書管理システムに登録した配布文書等にあっては、文書管理システムに簿冊名及び保存期間を登録するものとする。
2 担当者は、配布文書等のうち次に掲げるものについて、供覧を省略することができる。
(1) 第20条第1号に定めるもの
(2) 緊急に決裁を要するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、課長が供覧を省略することができると認めたもの
(電子メールによる供覧)
第18条 第10条第3項第2号及び第3号に規定する紙媒体への印刷を省略した電子メールの供覧は、閲覧を要する者に当該電子メールを転送することにより行うものとする。
(1) 原則として1事案につき1件とすること。
(2) 件名を標記し、起案説明を簡潔に記載すること。
(3) 決裁すべき者及び承認すべき者を記入すること。
(4) 簿冊名及び保存期間を記入すること。
(5) 根拠法令その他参考資料を添付すること。
(6) 発送を必要とする場合は、発送する文書(以下「発送文書」という。)の案を添付すること。
(1) 定例かつ軽易な文書 配布文書等の余白に処理案を朱書すること。
(2) 規則、訓令、要綱等により定められた文書 当該規則等に定められた様式を用いること。
(3) 文書管理システム以外の個別の業務システムにより作成される文書 当該業務システムにより作成される様式を用いること。
(4) 前3号に定めるもののほか、起案に用いる文書の作成に当たり、文書管理システムを用いない方が事務の効率化が図られると課長が認める文書 総務課長の承認を得て課長が別に定める様式を用いること。
(公文例)
第21条 告示、公告、議会に提出する議案文その他の文書の公文例については、町長が別に定める。
(回議)
第22条 起案文書の決裁を受けようとするときは、当該起案を回議に付し、回議を要する者の承認を求めなければならない。
2 起案文書の回議を受けた者は、当該起案文書の所定欄に署名等をするものとする。
(回議時における修正及び廃案)
第23条 起案文書の回議を受ける者は、当該起案文書に修正を加え、又はこれを廃案とすることができる。
2 修正(前項の規定による修正をいう。以下この条において同じ。)は、必要な事項を赤色の筆記用具により起案文書の修正を加える部分に記載して行うものとする。
3 修正を加えた者は、当該修正の内容を起案責任者に通知するものとする。ただし、当該修正が誤字又は脱字の修正その他軽微な修正であるときは、この限りでない。
4 起案責任者は、起案文書が第1項の規定により廃案とされ、又は修正が加えられて内容が著しく変更されたときは、当該起案文書の回議を受けた者にその旨を報告するものとする。
(回議の省略)
第24条 起案文書の回議を受けるべき者が不在のため当該起案文書の処理が滞るおそれがあるときは、その者には決裁後速やかに確認を受けることとして、その者への回議を省略することができる。この場合においては、当該起案文書の所定欄に「後閲」と朱書するものとする。
(合議)
第25条 起案文書について、回議を要する者以外の者の承認が必要なときは、当該起案文書を合議に付し、合議を要する者の承認を求めなければならない。
2 合議は、必要最小限の範囲内において事務処理上最も効率的な順序で行うものとする。
(再起案)
第26条 起案責任者は、起案文書が次のいずれかに該当することとなったときは、あらためて起案文書を作成するものとする。この場合において、当該起案文書には、その所定欄に「再起案」と朱書の上、従前の起案文書を添付するものとする。
(1) 第23条第1項の規定により修正が加えられて、内容が著しく変更され、又は内容を誤解されるおそれが生じたもの
(2) 著しく汚れ、又は破損したもの
(電子回議等)
第27条 起案文書のうち町長が必要と認めるものは、文書管理システムを用い電子的に回議及び合議を行うことができる。
(決裁)
第28条 決裁責任者は、起案文書の決裁をしたときは、当該起案文書の所定欄(以下この条において同じ。)に署名等をするものとする。この場合において、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じるものとする。
2 担当者は、前項の規定により決裁を受けたときは、速やかに決裁を受けた起案文書(以下「決裁済文書」という。)の所定欄に決裁を受けた日を記入するとともに、文書管理システムに登録した起案文書にあっては、文書管理システムに決裁を受けた日を登録しなければならない。
(決裁済印の押印)
第29条 起案文書が決裁されたときは、所管課の文書管理主任が当該起案文書の所定欄に署名等の上、決裁印(様式第5号)を押印し、起案責任者に返付する。
(電子決裁)
第30条 起案文書のうち町長が必要と認めるものは、文書管理システムを用い電子的に決裁を行うことができる。なお、文書の原本性は、電子決裁を受け、文書管理システムにより登録した文書とする。
(文書の速やかな施行)
第31条 施行文書に係る起案文書が決裁されたときは、速やかに施行しなければならない。ただし、施行について条件が付されているものは、当該条件に従って施行しなければならない。
(浄書及び照合)
第32条 決裁された起案文書が施行文書に係るものであるときは、所管課において、施行文書を浄書し、及び浄書した施行文書をその起案文書と照合するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、別に定める施行文書は、総務課において浄書することができる。
3 前2項の規定により施行文書の浄書又は照合をした職員は、その起案文書の所定欄に署名等をするものとする。
(浄書に当たっての遵守事項)
第33条 施行文書の浄書は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 原則として青色又は黒色の筆記用具その他文字が容易に消失しないものを用いること。
(2) 起案文書の当該施行文書の案に従って作成すること。
(3) 施行文書の日付は、施行年月日を用いること。
(発信者)
第34条 発送文書の発信者名は、町長の職氏名とする。ただし、発送文書のうち軽易なものについては、決裁した者の職氏名とすることができる。
2 発送文書のうち内部文書(町長の事務部局のうち属する課以外の課又は教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、公営企業の管理者若しくは議会の事務部局にあてて発信される文書をいう。以下第36条において同じ。)の発信者名は、特に重要なものを除き、課長又は事務局長の職名とする。
(発送文書の記号及び発送番号)
第35条 担当者は、自動に係る発送文書にあっては「発」の字を、他動に係る発送文書にあっては「受」の字を冠し、発信する課を示す記号及び発送番号をつけなければならない。
(公印の押印等)
第36条 所管課の職員は、総務課長又は支所長(以下「総務課長等」という。)が保管者である公印を押印しようとする場合は、浄書及び照合をした施行文書に当該起案文書に係る起案文書を添えて、総務課長等に提示するものとする。総務課長等においては、提示された施行文書及び当該施行文書に係る起案文書の確認を行い、所定欄に施行状況を記入し、所管課の職員に返付するものとする。
2 前項の規定は、所管課の職員が、所管課の長が保管者である公印を押印しようとする場合について準用する。この場合において、「総務課長等」とあるのは「文書管理主任」と読み替えるものとする。
3 所管課の職員は、前項の規定により返付された施行文書に別に定めるところにより公印を押印するとともに、その起案文書と合わせて契印を押印するものとする。ただし、法令等により公印を押印することとされている文書及び相手方が特に公印の押印を求める文書以外の文書については、これらの押印を省略することができる。
4 前項ただし書の規定により公印等の押印を省略する施行文書には、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。ただし、当該表示をすることが適当でない文書については、この限りでない。
5 第3項ただし書の規定により押印を省略する施行文書を発送しようとするときは、所管課の職員は、当該施行文書に係る起案文書の所定欄に施行状況を記入するものとする。
(郵送等)
第37条 施行文書(本庁及び支所において施行されるものに限る。)を郵送等しようとするときは、緊急の場合を除き発送しようとする日の午後3時までに、当該施行文書及び送付先を記載した封筒を総務課(中山支所にあっては地籍調査課、大山支所にあっては建設課)に持参するものとする。
(使送)
第38条 町内配布を行う施行文書は、総務課において取りまとめ、原則として第2週及び最終週の木曜日に用務員に使送させるものとする。
2 施行文書を所管課において使送しようとするときは、当該所管課の職員に使送させるものとする。
(電子メール又はファクシミリによる発信)
第39条 次の各号のいずれにも該当する場合は、電子メール又はファクシミリにより発送文書を発信することができる。
(1) 電子メール又はファクシミリによる発送文書を発信先で受信できる場合
(2) 第36条第3ただし書の規定により、公印の押印が省略できる場合
(議会付議案件等の取扱い)
第40条 文書は、別に定めるところにより施行するものとする。
(施行後の処理)
第41条 担当者は、決裁済文書に係る事務を施行したときは、当該事務を施行した日、発送番号その他の事務を施行した情報を当該決裁済文書に記入するものとする。
2 担当者は、文書管理システムに登録した文書の供覧又は施行が終了したときは、文書管理システムに完結した日を登録しなければならない。
(簿冊の作成)
第42条 担当者は、完結文書を保管し、又は保存するため、次に掲げる要領により簿冊を作成しなければならない。
(1) 一の事件に係る簿冊は、原則として処理年度ごとに一の簿冊とすること。
(2) 簿冊の背表紙に処理年度、簿冊名、文書分類、簿冊番号、保存期間、課名を明記すること。
2 前項に規定する場合において、文書管理システムが利用できる課の担当者は、文書管理システムに作成した簿冊の情報を登録しなければならない。
(完結文書の保管)
第43条 担当者は、次に掲げる要領により、完結文書を簿冊に保管しなければならない。
(1) 一の事件に係る文書は、処理年度ごとに一の簿冊に保管すること。
(2) 供覧又は施行が終了した日の順に綴ること。
(3) 一の事件であって、複数の分類に関連した完結文書は、当該完結文書の保存期間に適合する簿冊に保管すること。
(4) 図面等は、適宜に折りたたみ綴ること。
2 前項に規定する場合において、担当者は、当該完結文書が文書管理システムに登録されているときは、文書管理システムに当該完結文書を保管した旨を登録しなければならない。
(完結文書の保存期間)
第44条 完結文書の保存期間は、別に定める保存年限が満了するまで、所管課において保存するものとする。
2 前項の規定により所管課において保存する完結文書について、その保存年限が満了した場合においては、当該所管課においてこれを廃棄するものとする。
(閲覧)
第45条 職員は、保存文書を、別に定めるところにより閲覧することができる。
(文書管理システムが利用できない場合の対応)
第46条 停電その他の事由により文書管理システムが利用できない場合において、緊急に決裁を要するときは、この規定にかかわらず起案用紙により起案することができる。
(文書の取扱いの特例)
第47条 所管課の長は、文書の取扱いがこの訓令により難いときは、あらかじめ総務課長の承認を得て別の取扱いをすることができる。これを変更しようとするときも、同様とする。
(その他)
第48条 この訓令の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成29年6月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日から平成29年6月30日までの間に限り、文書の起案は、改正前の大山町文書管理規程(以下「改正前の規程」という。)の相当規定により行うことができる。
3 平成29年5月31日以前に改正前の規程の規定により起案した文書については、改正前の規程の規定は、同日後においても、なおその効力を有する。
附則(令和3年11月22日訓令第2号)
この訓令は、令和4年1月1日から施行する。
附則(令和4年12月1日訓令第5号)
この訓令は、令和4年12月1日から施行する。
様式 略